パソコンのフォルダ整理していますか?

07.26

MPAメンバーで、IT診断士の村上です。

私は机の周りが、なかなか整理できません。
でも、パソコンの中はちゃんと整理しています。

整理の仕方は、人それぞれだと思いますが、私の整理スタイルを紹介します。

基本はすべての作業はDropboxに作業ファイルを置いています。
無料領域は23.5GBまで増大したので、写真とか動画以外はすべて、Dropboxにおいてます。

ほとんどの場合は外出してノートPCでの作業ですが、自動的に、自宅のデスクトップに連携されているので安心です。

しかし、最近は、クラウドが吹っ飛んだ(ファーストサーバ事件)事件もありましたので、自宅のデスクトップから、外付けハードディスクに一日一回バックアップを取っています。

さらに、仕事を進めていく上では、フォルダは、顧客単位、仕事単位で作ることが多いです。

そうすると、後から、どこに何を入れているか分からなくなるので、定期的に以下のように整理しなおしています。

ファイルの種類(パワポなのかワードなのか)と、ジャンルで再整理です。
XX向けの販促セミナーを実施した場合、成果物として「配布用のワード資料」「セミナーパワポ資料」そして、セミナーの内容がチラシ活用とSNS活用だとしたらファイルをジャンル(チラシとSNS)で分割します。

それらを以下のフォルダに入れなおしています。

後から、過去の資料を探すときは、あの顧客の資料!を探すより、SNSについてまとめた内容はどこだったっけ?と探す場合の方が多いです。
そのため、上記のような再分類が私にはぴったり来ます。

これは、昔からナレッジマネジメントにおける資料共有のの場合には、タグをつけて、タグで分類というスタイル がありました。

タグで分類の方が、ファイルの数は増えなくていいのですが、同じファイルでも、顧客は1つ、ジャンルは3つというときも多いので、ファイルが多少重複しても、気にしないようにしています。

絶対的に、これだ!という整理方法はないですが、
自分に合ったファイル管理方式を確立することは重要ですね!

中小企業診断士 村上知也(mpaメンバー)

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